관공서·학교 발주는 일정이 두 번 걸립니다

기관 발주를 처음 맡으신 분들이 가장 많이 놓치는 것이 있습니다. 제작 기간과 결재 기간은 별개라는 점입니다.

일반 기업 주문은 "시안 확정 후 3~7영업일"이면 끝입니다. 기관은 그 앞에 견적서 접수와 내부 결재가 붙습니다. 이 기간이 제작 기간보다 긴 경우도 있습니다.

전체 순서

요구 서류·CI 지침 확인
  → 견적서 접수
  → 내부 결재          ← 여기가 기관마다 다릅니다
  → 시안 확인
  → 제작 (3~7영업일)
  → 납품·검수

그래서 저희는 집행 기한 4주 전 상담을 권합니다. 제작이 오래 걸려서가 아니라, 결재가 며칠 걸릴지 저희가 알 수 없기 때문입니다.

필요하신 서류는 말씀하시면 그대로 맞춰 드립니다.

기관 지정 양식이 있으면 그 양식으로 작성합니다. 품목 규격을 재질·사이즈·인쇄 사양까지 적어야 하는 곳도 있는데, 요구 수준을 미리 알려주시면 그에 맞춰 준비합니다. 양식을 받은 뒤 다시 쓰는 것보다 처음부터 맞추는 편이 빠릅니다.

공공기관·관공서 거래에서는 선출고 후결제가 가능합니다. 물품을 먼저 받고 결제는 기관 절차에 따라 진행하는 방식입니다. 예산 집행 일정과 납품 일정이 맞지 않을 때 쓰입니다.

필요한 서류 준비도 함께 지원합니다. 어떤 서류가 필요한지 기관마다 다르니, 담당 부서에서 받은 안내를 그대로 전달해 주시면 됩니다.

배포하고 나면 고칠 수 없는 항목들입니다. 시안 단계에서 담당자 확인을 받는 절차를 두시는 것을 권합니다.

1. 기관명 정식 표기 「○○시청」인지 「○○시」인지, 「(재)」·「(사)」 같은 법인 표기를 넣는지. 평소 쓰는 약칭과 공식 표기가 다른 경우가 많습니다. 기관 홈페이지에 적힌 표기를 기준으로 삼는 것이 가장 안전합니다.

2. 연도와 사업명 가장 많이 누락됩니다. 특히 연도는 하반기에 조심해야 합니다. 지금 만드는 것이 내년 사업 물품이면 연도가 달라집니다.

3. CI 사용 지침 기관마다 로고 사용 규정이 있습니다. 최소 여백, 색상 변형 금지, 배경색 제한 같은 항목입니다. 지침 문서가 있으면 함께 보내주세요. 로고 파일은 벡터(AI·PDF)여야 합니다.

12월 집행 건은 늦어도 11월 초에 품목을 확정하는 것이 안전합니다.

연말에는 전국의 기관이 동시에 예산을 집행합니다. 이 시기에는 특정 품목이 늦어지는 게 아니라 전 품목의 납기가 함께 밀립니다. 평소 3~7영업일이던 것이 더 걸릴 수 있고, 인기 품목은 재고부터 빠집니다.

이 네 가지면 가능한 품목과 서류 처리 방식을 함께 정리해 드립니다.

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